תהליך קליטת ספק או זכאי חדש בארגון מלווה לרוב בטפסים ידניים, רדיפה אחרי מסמכים וטעויות הקלדה מתישות. תבנית טופס פתיחת ספק חדש ב-FillFaster הופכת את התהליך הניהולי הזה לאוטומטי, מהיר וירוק.
במקום לשלוח קובץ להדפסה, שלחו לספק קישור קצר. הוא יוכל למלא את כל פרטי החברה והבנק, לצרף את הצילומים והאישורים הנדרשים ישירות מהטלפון או המחשב, ולחתום דיגיטלית בשניות. הטופס חוזר אליכם מלא, קריא ומוכן להקמה במערכת הנהלת החשבונות.
מה כוללת התבנית המובנית?
- חלק 1: פרטי העסק / הספק – איסוף שם רשום, שם מסחרי, ח.פ/ע.מ/ת.ז, וכתובת מלאה.
- חלק 2: פרטי קשר – שם איש קשר, טלפונים (נייד ומשרד) וכתובת דואר אלקטרוני.
- חלק 3: פרטי חשבון בנק לתשלום (העברות מס”ב) – שם המוטב, שם הבנק, מספר בנק, סניף ומספר חשבון.
- חלק 4: נספחים והעלאת מסמכי חובה – אזור ייעודי להעלאת אישור ניהול ספרים וניכוי מס, אישור ניהול חשבון (או צ’ק מבוטל), ודוגמת חשבונית/קבלה.
- הצהרה וחתימה – סעיף הצהרה משפטית על נכונות הפרטים ותאימות לתשלומי מס”ב, כולל חתימה וחותמת דיגיטלית.
למי התבנית הזו מתאימה?
- מנהלי ומנהלות חשבונות, חשבים וסמנכ”לי כספים.
- מחלקות רכש, לוגיסטיקה ותפעול בארגונים וחברות.
- חברות ניהול, עמותות ומוסדות המבצעים תשלומים קבועים לזכאים וספקים חיצוניים.
היתרונות של התבנית ב-FillFaster:
- מניעת טעויות במס”ב: פרטי הבנק מוקלדים בצורה דיגיטלית וברורה על ידי הספק, ללא חשש מכתב יד לא קריא.
- איסוף מסמכים במקום אחד: הספק לא יכול לשלוח את הטופס בלי לצרף את אישורי המס ואישורי הבנק שסימנתם כחובה.
- חתימה קבילה ומהירה: כולל הצהרה חתומה כחוק
